Gracias a la nueva funcionalidad de Sage 50c, podrás integrar los contactos que tengas en la aplicación con Outlook para la consulta de información financiera, de contacto y comunicaciones.

La configuración de Sage Contacts se realiza desde el menú Archivos \ Grupo de Empresas, dentro de la pestaña “Sage Contacts”, desde donde deberemos seleccionar qué empresas vamos a sincronizar información para que sea visible en Outlook 365.

Configuracion_sage_contacts
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Una vez configuradas las empresas, configuraremos la frecuencia de sincronización. Este proceso crea una tarea programada en Windows que será la encargada de realizar la sincronización de los datos de Clientes, Proveedores y Contactos con el Add-in de Outlook de las cuentas del Grupo de Empresas publicadas.

En el caso de trabajar con Empresas consolidadas, es aconsejable seleccionar esta empresa y no las individuales, para que la información mostrada en Sage Contacts, corresponda a los datos consolidados de un Cliente, Proveedor o Contacto y no se produzcan duplicidades.

Desde esta misma opción, podemos consultar la fecha y hora de la última sincronización. Además, disponemos de dos opciones:

  • Sincronizar ahora. Que permite realizar una sincronización manual, sin esperar a que la tarea programada se ejecute.
  • Reiniciar sincronización. Que permite regenerar los datos de configuración de nuevo y sincronizar toda la información como si fuera de inicio. Esta opción será interesante en el caso de haber modificado la selección de Sage Contacts en la ficha de algún Cliente o Proveedor que ya hubiéramos sincronizado con anterioridad.

Configurar Sage Contacts en Clientes o Proveedores

Al configurar la sincronización se muestra el siguiente mensaje que informa que se pueden desmarcar Clientes o Proveedores y sus contactos de Sage 50c, ya que por defecto todos los Clientes, Proveedores y sus Contactos van configurados para ser sincronizados con Sage Contacts – Outlook.

Sincronización Sage Contacts
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En el propio mantenimiento de Clientes y Proveedores, existe una configuración para que de forma individual se pueda excluir un registro del envío de información a Outlook.

Excluir contacto de Sage Contacts
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Si ya se ha realizado una sincronización con Sage Contacts, los datos ya sincronizados no se borran, aunque desmarquemos un Cliente o Proveedor. Para reiniciar el proceso deberemos pasar por la opción de “Reiniciar sincronización” de Office 365.

El proceso de generación de la información crea un directorio con dos carpetas principales, que contienen los backups de las copias de seguridad de CloudBackup y los ficheros necesarios para la sincronización de Sage Contacts en SageData.

Sage Contacts ofrece una estructura de información para la sincronización de los contactos de Clientes y Proveedores, enviando desde Sage 50c, la información de la base de datos, información de empresa, dirección, contacto y datos adicionales del mismo, así como la información del riesgo, datos de social media y registro de comunicaciones del contacto.

De esta forma, desde los propios correos de Outlook, se realizará una búsqueda utilizando las cuentas de correo de los propios mensajes, localizando si existe como cliente, proveedor o contacto de Sage 50c.

Cuando se encuentre un registro coincidente, se habilitará un botón verde para la visualización de los datos:

Visualización de contacto en Outlook
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Puede solicitarse el registro con Office ID y al pulsar, se mostrará la información, en el panel lateral con la información que podemos consultar:

Visualización de datos de Sage 50c en Outlook
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Podremos visualizar datos clasificados por pestañas de categorías en la parte superior del panel lateral. Entre ellas, podremos acceder a la categorías:

General: Donde podremos ver información sobre riesgo, crédito disponible, límite, pendiente de cobro, estado y posición del crédito. Además accederemos también a la información sobre el contacto, dirección y social media, así como al número de impagos, su importe impagado y los descuentos.

Sage Contacts General
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Histórico: Donde podremos comprobar las opciones de total adeudado, el método de pago, la lista de las últimas 5 facturas emitidas y la lista de los últimos 5 cobros de vencimientos.

Sage Contacts Histórico
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Comunicaciones: donde aparecerán las últimas 5 comunicaciones de Skype y envío de documentos por email realizadas.

Sage Contacts Comunicaciones
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Notas: Posibilidad de asociar notas y comentarios en la propia gestión de Sage Contacts.

Sage Contacts Notas
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Creación o modificación de un contacto de Cliente o Proveedor

Es posible gestionar un contacto en Outlook y asociarlo a un Cliente o Proveedor de Sage 50c. Este proceso se puede realizar desde un correo de una cuenta que no corresponda con ningún cliente, proveedor o contacto de Sage 50c.

Al pulsar sobre el icono verde de Sage Contacts, se muestra un formulario para el alta del registro. La información que podremos indicar será la siguiente:

  • Empresa
  • Tipo de contacto,  cliente o proveedor
  • Cuenta o número del cliente o proveedor (solo si el cliente o proveedor también existe)
  • Nombre del cliente/proveedor
  • Nombre del contacto
  • Email del contacto
Sage Contacts formulario de alta
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* Recuerda:

El contenido de la ayuda está realizado en base a la gama superior, por lo que dependiendo de la licencia adquirida es posible que algunas de las funciones presentadas no estén habilitadas.