El módulo Servicios de Sage 50c es la solución para las empresas que ofrecen servicios diversos a sus clientes, ya que te permite introducir órdenes de trabajo internas y controlar los servicios externos a realizar en el domicilio del cliente.

Paralelamente, Sage 50c permite generar albaranes y facturas de acuerdo con las horas dedicadas al servicio, los materiales utilizados y los gastos derivados del desplazamiento del personal (dietas, kilometraje, etc.).

Las funciones más importantes son:

  • Control de servicios internos o externos a realizar en el domicilio del cliente.
  • Introducción de órdenes de trabajo.
  • Generación de albaranes y facturas desde la pantalla de servicios y órdenes.
  • Aplicación de horas, kilómetros y materiales requeridos para el servicio.

Con este módulo podrás llevar un control de las reparaciones o prestaciones de servicios que se realizan para un cliente en el domicilio del cliente o en nuestra empresa. Además, podrás gestionar las Órdenes de trabajo son tareas que se suelen realizar en la propia empresa. Un ejemplo puede ser un cliente que trae una impresora al taller de reparación.

Para activar dicho módulo, deberás acceder a la aplicación y desde el apartado de usuario situado en la parte superior derecha, realizar la Activación / Instalación del Addon.

Configuración de servicio

Una vez activado el Addon de servicios, encontrarás las distintas opciones en la configuración de empresa, en el apartado Addons y podremos gestionar las siguientes opciones:

Precios: Costes por kilómetro, por hora de técnico y por hora de programador.

Contadores: Contadores de Órdenes, Trabajos y Servicios. Se pueden modificar manualmente.

Opciones: Indicar el tipo de IVA a utilizar en los servicios y definición del artículo para tratar el cobro de los kilómetros y las horas de los servicios.

Existe la posibilidad de insertar notas en las órdenes de trabajo. También se pueden asignar los permisos a los usuarios de Sage 50c: para abrir órdenes y servicios cerrados y la opción Permitir anulación de servicios para borrar servicios.

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Asímismo, encontrarás el menú propio del Addon dentro de la opción Servicios (Estándar), donde dispondrás de los distintos mantenimientos y listados correspondientes al mismo con el que realizar la gestión de servicios y órdenes de trabajo.

 

 

Dentro del menú Archivos, dispones de diversos mantenimientos a cumplimentar en primer lugar para una correcta gestión de servicios y /u órdenes de trabajo:

Definiciones de averías

El mantenimiento de definiciones de problemas ofrece la posibilidad de definir las averías más comunes mediante un código y la descripción, de manera que al indicar la avería de una orden de trabajo, sólo será necesario introducir el código y la aplicación rellena automáticamente las observaciones.

También es posible guardar las observaciones que sean necesario para este tipo de servicios.

 

Definiciones de reparaciones

Definiciones de reparaciones ofrece la posibilidad de definir las reparaciones más comunes, detallando su descripción en observaciones, de manera que al indicar la solución de una orden de trabajo, sólo será necesario introducir el código de la reparación y automáticamente se rellenan las observaciones.

 

Tipos de Servicio

Donde podrás definir las distintas tipología de servicio que se realizan en la empresa, desde reparaciones, sustituciones, envíos, montajes, etc.

 

Técnicos

Desde el cual podremos definir los técnicos que van a realizar los trabajos y que utilizaremos tanto en Servicios como en Órdenes de trabajo, y al cual le asociaremos un empleado. Hay que crear tantos artículos Hora y Kilómetros, con sus respectivos precios de venta, como categorías de técnicos diferentes hay en la empresa; a continuación se rellenan los artículos horas y kilómetros que le corresponden al técnico según el precio a que se desea facturar sus horas. Una vez configurados los técnicos, el programa utiliza los artículos horas y kilómetros asignados al técnico de destino para generar los albaranes de venta correspondientes a cada servicio.
En el caso de trabajar con precios de hora y kilómetros diferentes para cada técnico, a la hora de facturar prevalecen los artículos asignados a los técnicos sobre los marcados en la configuración general de los servicios.

Asímismo, podremos establecer una ruta y zona, así como los datos de email y horario de dicho empleado.

 

 

Gestión del servicio

Dentro del menú Archivo, encontrarás la posibilidad de crear tanto Servicios como Órdenes de trabajo, cuya diferencia fundamental se basa en que se consideran Servicios, aquellas reparaciones o prestaciones de servicios que se realizan para un cliente en su domicilio o en nuestra empresa.

Para dar de alta un nuevo servicio, hay que introducir el número, existe un contador automático que permite seguir un orden correlativo en los servicios. Indicaremos la fecha y la hora de entrada del servicio y a continuación se introduce el código de cliente. Se podrá indicar también una ruta en caso de trabajar con ellas, así como el Técnico de Aviso y el Técnico destino, pudiendo acceder desde aquí también al mantenimiento de técnicos.

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A continuación se encuentran las siguientes opciones:

Prog. / Técnico: Indica si la reparación la debe hacer un programador o un técnico. Esta opción es importante cuando NO se trabaja con artículos horas y kilómetros distintos para cada técnico, es decir, se utilizan los precios asignados en la configuración de servicios, ya que, el programa selecciona el precio hora de programador o de técnico en función de la opción marcada.

 

Urgente: Indica si se trata de un servicio urgente.

Acabado: Indica que el servicio ya está acabado. Si esta opción no está marcada, el programa no permite generar el albarán de venta del servicio. No se puede marcar esta opción si no se han indicado los técnicos de aviso y de destino.

  • Parte Recibido: Significa que se ha recibido el parte del técnico conforme ya ha efectuado la reparación.
  • Albarán: Informa del número de albarán de venta que corresponde al servicio. Los dos últimos caracteres corresponden a la serie de ventas.
  • Total albarán: Informa del importe total del albarán que corresponde al servicio.

A continuación hay que rellenar el servicio, en este apartado se indica la descripción de la avería. Ésta aparece en el albarán de venta del servicio en formato de nota.

Llegados a este punto en que el servicio ya está entrado, los pasos siguientes dependen de la evolución del servicio.

En Solución hay que indicar las acciones seguidas para realizar el servicio. Esta opción también aparece impresa en formato de nota en el albarán de venta.

En la parte superior de la pantalla se encuentra la botonera:

  • El botón Duplicar genera un servicio nuevo utilizando la cabecera del servicio que duplicado.
  • El botón Horas en el apartado “Costes”, muestra la pantalla donde se introducen las horas invertidas por el técnico en la realización del servicio. Hay que indicar el técnico que ha realizado el servicio, la hora de inicio y la de finalización; el programa calcula el tiempo invertido en la realización del servicio. Se puede cumplimentar la cantidad de kilómetros recorridos e insertar las dietas.
  • El botón Material, donde poder introducir los materiales utilizados en la realización del servicio: por artículo o por número de serie. Al introducir el código de artículo, se deberán informar las unidades. estos materiales no se restan del stock hasta que se genere el albarán de venta del servicio.
  • El botón Generar, genera el albarán de venta del servicio en función de las horas, kilómetros, dietas y materiales introducidos. el servicio ha de estar marcado como “Acabado” para que se permita generar el albarán.
  • La opción Etiquetas, permite imprimir la etiqueta del servicio en varios formatos estándar o definidos por el usuario.
  • Con el botón Listado, se accede a los listados de Servicios designados, Servicios generados y Servicios Urgentes.
  • La opción Imprimir, permite imprimir el servicio en dos formatos, interno o externo e indicar el número de copias.
  • El botón Borrar, elimina el servicio, pero para poder realizarlo, el usuario ha de tener el permiso correspondiente en la configuración de empresa.

 

 

 

* Recuerda:

El contenido de la ayuda está realizado en base a la gama superior, por lo que dependiendo de la licencia adquirida es posible que algunas de las funciones presentadas no estén habilitadas.