Con la Gestión de usuarios lo que pretendemos es gestionar el acceso a la aplicación de NominaPlus Flex de todos los usuarios que trabajan con la misma.
A continuación explicaremos la manera de crear usuarios y configurar las distintas opciones con el fin de adecuarlo a cada uno de los usuarios, indicando a qué opciones e informes tiene acceso.
También podremos obtener un informe de acceso a la aplicación de todos los usuarios, recomendamos ver Cómo generar informe de incidencias de accesos de los usuarios en NominaPlus Flex y Cómo generar informe de registro de accesos de los usuarios en NominaPlus Flex.

Desde el menú Configuración/ Perfiles de Usuarios y periféricos / Gestión de usuarios podemos configurar los usuarios de la aplicación.

 

El usuario Supervisor es el predeterminado en la aplicación, no se puede eliminar ni configurar, siempre tendrá acceso a todas las opciones, lo que podemos hacer con él es cambiar el nombre y añadirle una contraseña de acceso.

Solamente el usuario Supervisor puede cambiar la contraseña del Supervisor.
Para cambiar la contraseña a un usuario, seleccionamos el usuario, damos al botón de Modificar y en la pantalla que aparece pulsaríamos en Definir Contraseña.

 

Por razones de seguridad en el acceso a datos, todos los usuarios deberán tener una contraseña. La contraseña tiene que tener 8 caracteres como mínimo y distingue entra mayúsculas y minúsculas.

Si tuviésemos contratado el módulo de Activar fortaleza de contraseña se nos habilitaría dicha opción en el campo Datos de contraseña para marcarla, este módulo establece un control de seguridad en la creación de las contraseñas y con el botón Activar para todos los usuarios activar dicha fortaleza se añadirá a todos los usuarios de la aplicación. Recomendamos ver Cómo gestionar fortaleza de contraseña en los usuarios en NominaPlus Flex.

Para modificar una contraseña ya definida se necesitará conocer la contraseña anterior.

Solo el Supervisor o usuarios del grupo Administradores, no necesitarán conocer dicha contraseña, por lo que podrán modificar la contraseña en cualquier momento. Por eso es recomendable que el grupo de Administradores esté formado por un número limitado y no muy grande de usuarios.
Si se está definiendo la contraseña del Supervisor, además de la contraseña se le solicitará una pregunta y una respuesta de control.

Esta pregunta de control se le realizará al Supervisor, en el acceso a la aplicación, si olvida su contraseña a través de la opción Olvidé mi contraseña, respondiendo correctamente a esta pregunta, podrá acceder a la aplicación, pudiendo definir de nuevo la contraseña y su pregunta / respuesta de control.

 

La contraseña será obligatoria para todo usuario, por ello en el primer acceso a la aplicación se les solicitará a todos los usuarios, incluido el Supervisor, que definan la contraseña de acceso.

Dentro de la ventana de usuarios si pulsamos en el icono Añadir podemos crear un usuario nuevo.

Indicaremos el Nombre del usuario y definiremos la contraseña del nuevo usuario.

 

Es importante que recordemos que un usuario diferente al supervisor tiene tres oportunidades para escribir correctamente la contraseña cuando intenta acceder a la aplicación, si agota esas tres oportunidades la aplicación cambia automáticamente el estado al usuario a Baja, impidiendo acceder a dicho usuario, aunque complete correctamente la contraseña después de esas tres oportunidades, hasta que el usuario Supervisor cambie el estado a Activo. Además, el usuario Supervisor tiene 3 opciones para intentar entrar al programa si son erróneas contestando a la pregunta de control podría acceder.

El campo Grupo es opcional, podemos crear un grupo de accesos. Mediante este, podremos crear restricciones a ciertos menús. Por defecto la aplicación crea el grupo Administradores: este grupo tiene acceso a todos los menús del programa.

La opción Caduca contraseña nos permite configurar el tiempo de vigencia de la contraseña, pasados estos días el usuario deberá cambiar la contraseña. También podemos indicar con anterioridad los días en los que nos avisaría de dicho cambio.

En Cambiar contraseña en próximo inicio aplicación aparecerá una pantalla para que cambie la contraseña del usuario en el siguiente acceso a NominaPlusFlex, para que sólo este usuario sea quien conozca la contraseña.

Una vez configurado el usuario pulsando el botón Aceptar aparece la siguiente ventana de Nivel de Seguridad. Este nivel, nos autoriza a designar el número de nivel de seguridad para no permitir el acceso a empresas que en su configuración tengan un nivel de seguridad superior.

 

 

El check Ocultar información trabajadores de baja, se refiere a baja de salida de la empresa, no por enfermedad o incapacidad. Si lo marcamos solo veremos en la pantalla de trabajadores en Trabajadores/ Datos Trabajador los que no tengan fecha de baja.
Si lo activamos y tenemos contratos temporales con fechas de alta y baja quedarán ocultos, pero en el cálculo de nóminas sí que aparecerán.

El check Acceso a Gestión documental permitirá dentro del mantenimiento de trabajadores en Trabajadores/ Datos trabajador, dentro del mantenimiento IRPF/ Acumulados de retenciones y dentro del mantenimiento de empresas en Empresa/ Empresas anexar documentos o imágenes a los registros disponibles en cada uno de ellos. Recomendamos ver Cómo trabajar con gestión documental en NominaPlus Flex.

Por último, pulsando en Aceptar y el usuario será creado.

Relacionado con este tema recomendamos ver Cómo configurar acceso a los usuarios en NominaPlus Flex y Cómo activar y desactivar empresas por usuario en NominaPlus Flex.

* Recuerda:

El contenido de la ayuda está realizado en base a la gama superior, por lo que dependiendo de la licencia adquirida es posible que algunas de las funciones presentadas no estén habilitadas.