Para controlar el uso de datos es conveniente tener establecido un procedimiento que permita conservar los datos personales tratados una vez finalizada la relación contractual, asegurando que solo un grupo determinado y limitado de personas acceda a ellos y que esta información no se utilice.
Además, para que el tratamiento de datos sea lícito, los datos personales deben ser tratados con el consentimiento del interesado o sobre alguna otra base legítima y es conveniente poder identificar a las personas de las que disponemos de su consentimiento y tener una copia del mismo, así como sus solicitudes de acceso, rectificación, supresión y oposición al tratamiento de los sus datos personales.
La aplicación puede gestionar estados, avisos, observaciones o comentarios, que ayuden en cada momento a consultar si podemos utilizar los datos personales. El uso de datos dependerá de la obligación legal que se tenga para su utilización, por el ejemplo, el Modelo 190 o la emisión del Fichero de bases.
Para registrar en la aplicación, la cesión de datos personales o el registro de la revocación durante el período de conservación de los datos una vez que cesa la finalidad o hecho que legitimó su tratamiento, para controlar el uso de estos datos en aquellos casos recogidos en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) por el responsable o el encargado, en la aplicación se pueden utilizar las siguientes funcionalidades:
- Activar\Desactivar empresas: esta opción que permite ocultar empresas. Las empresas seleccionadas no se mostrarán en las diferentes opciones de la aplicación, así como los trabajadores pertenecientes a estas. Recomendamos ver Cómo activar y desactivar empresas por usuario en NominaPlus Flex.
- Gestión documental: esta herramienta permite asociar documentos, por ejemplo, un PDF o un Word, dónde se tenga registro de los consentimientos o revocaciones. Recomendamos ver Cómo trabajar con gestión documental en NominaPlus Flex.
- Campos vacíos y campo Comentarios: el apartado de Comentarios de la ficha del trabajador permite indicar cualquier texto informativo que ayude a conocer si el registro pertenece a una persona física que no debe estar incluida en nuevos procesos o envíos. Asimismo, aquellos campos que por nuestra forma de trabajo no utilicemos en la aplicación podrán ser utilizados para este mismo fin.
En Trabajadores/ Datos de trabajador en la pestaña General en el apartado Comentarios se puede incluir un texto libre de forma manual, por ejemplo, podemos introducir “Consentimiento RGPD” o “Revocado RGPD”, posteriormente podremos emitir un listado de trabajadores que en Comentarios se les haya incluido uno de los dos textos.
En Informes/ Estadísticas e informes en la categoría de Trabajadores podremos crear y configurar un listado incluyendo la columna Comentarios de la ficha del trabajador junto con otras para identificar al trabajador partiendo de la tabla maestra Trabajadores (Trabaja).
Además, podemos modificando el informe creado, establecer un filtro en la pestaña Establecer Filtros en el que el texto sea coincidente con Consentimiento RGPD o Revocado RGPD, de este modo tendremos un listado con sólo con los trabajadores con consentimiento o sólo con los trabajadores que lo han revocado.
En la ficha del trabajador existen otros campos que, en el supuesto de no estar cumplimentados por no ser necesarios para la gestión, podemos usar como información de consentimiento o revocación para ver de forma rápida si tenemos alguna revocación o solicitud de supresión de datos personales por parte de las personas físicas, por ejemplo, Nº Matrícula mostramos un ejemplo utilizando este campo Nº Matrícula de la pestaña General de la ficha del trabajador para este fin.
Para ello en el campo Nº Matrícula indicaremos CONSENTI para indicar los trabajadores de los que disponemos consentimiento y REVOCADO para los trabajadores que ha sido revocado el consentimiento.
Una vez cumplimentado el campo con el valor que lo identifique, a través de la configuración de vistas del mantenimiento de trabajadores se podrá incluir el campo Nº Matrícula como columna visible en una nueva vista.
De esta forma, se identificarán de forma rápida a los trabajadores con este valor seleccionando la vista creada.
La información de este y otros mantenimientos en la aplicación se puede exportar a hoja de cálculo para ser tratada posteriormente pulsando el botón H.Calc.
Recomendamos ver Cómo configurar vistas en pantallas de mantenimiento de datos en NominaPlus Flex.
Para realizar el proceso de revocación, se pueden utilizar los propios mantenimientos de los datos personales, editando manualmente todos los datos registrados y borrando o haciendo anónima la información para la que ya no tengamos autorización.
Para ello mediante la edición de las fichas o registros de Empresas, Trabajadores, Acumulados y Agenda, tendremos que modificar manualmente los datos que permitan identificar a los interesados.
Si se revoca el consentimiento del tratamiento de los datos personales, hay que enmascarar los datos que no exista obligación legal de conservar y para evitar envíos a trabajadores revocados, se puede editar la ficha del trabajador y rellenar el campo Email y con valor incorrecto o comentario informativo.
* Recuerda:
El contenido de la ayuda está realizado en base a la gama superior, por lo que dependiendo de la licencia adquirida es posible que algunas de las funciones presentadas no estén habilitadas.