Cada año al finalizar el ejercicio fiscal de nuestra empresa, debemos realizar el Cierre y Apertura de un nuevo Ejercicio. Antes de efectuar este proceso y para garantizar que los asientos se generan correctamente, debemos comprobar que nuestra Contabilidad no presenta descuadres, que el resultado del ejercicio coincide en el Balance de Situación y Balance de Pérdidas y Ganancias, y ordenar, si corresponde, nuestros Asientos y Facturas.

A continuación, veremos de forma detallada cada uno de estos procesos.

1.- Comprobar que no existen Asientos Contables descuadrados.

El tener asientos descuadrados en nuestra contabilidad genera diferentes situaciones que hacen que la información contable sea errónea. Por ejemplo, los Balances se generan descuadrados.

Para comprobar si existen asientos contables descuadrados accederemos al Módulo de Contabilidad y al menú Contabilidad y finanzas/Operativa contable/Asientos contables/Descuadres.

Acceso a la comprobación de descuadres

Indicamos límite de fechas o de asientos del que queremos efectuar la comprobación y pulsamos en Finalizar.

Limites del proceso

Si existen asientos descuadrados no mostrará la siguiente pantalla con el detalle de los mismos y tendremos que proceder a su modificación.

Si pulsamos en el icono “modificar” accedemos a “entrada de asientos” desde donde corregiremos el descuadre.

Listado de asientos descuadrados

2. Comprobar que el resultado del Balance de Situación coincide con el resultado del Balance de Pérdidas Ganancias.

Para generar los Balances de Situación y Pérdidas y ganancias accederemos al Módulo de Contabilidad y al menú Contabilidad y finanzas/Operativa Contable/Balances.

Acceso al menú balances

2.1. Al generar el Balance de Situación estableceremos las siguientes condiciones:

– Guía del Balance de Situación con la que queremos obtener el mismo.
– Ejercicio: Informamos el año del ejercicio que vamos a cerrar.
– Periodo:  de Apertura a Período 12.

Condiciones balance de situación

Cuando visualicemos en pantalla el Balance de Situación accederemos a la página “2) PATRIMONIO NETO Y PASIVO”, y nos fijaremos en el epígrafe “Resultado del Ejercicio”.

 Balance de Situación

2.2. Al generar el Balance de Pérdidas y ganancias estableceremos las siguientes condiciones:

– Guía del Balance de Pérdidas y ganancias con la que queremos obtener el mismo.
– Ejercicio: Informamos el año del ejercicio que vamos a cerrar.
– Periodo:  de Apertura a Período 12.

Condiciones del balance de pérdidas y ganancias

Cuando visualicemos el Balance de Pérdidas y ganancias en pantalla, iremos al final del listado y comprobaremos que el Resultado del Ejercicio coincide con el del Balance de Situación.

Balances Pérdidas y Ganancias

2.3. Si el Resultado del ejercicio no coincide, tenemos que comprobar si hemos utilizado cuentas contables en nuestros asientos que no están definidas en la guía contable utilizada en la generación de los balances.

Para comprobar esta información accederemos a Balances/Guías de Balances/Mantenimiento.

Acceso a mantenimiento de guías

Localizaremos la guía de balance utilizada, nos posicionamos sobre ella y pulsamos el botón “Aceptar”.

Mantenimiento de guías

Y desde el menú Procesos/Cuentas fuera de guía, podremos localizar la Cuentas Contables utilizadas en los Asientos y sin Cuenta definida en la guía.

Localizar cuentas fuera de guía

En las guías estándar, las suministradas por la aplicación, no es posible añadir cuentas fuera de guía. Para realizar la incorporación de la cuenta tenemos que proceder a copiar la guía estandar.

Para ello, nos posicionamos sobre la guía a copiar y pulsamos en el botón “Guardar Como”. En la nueva ventana definimos el código, nombre de la guía y aceptamos.

Mantenimiento de guías

Crear guías nueva

Para incorporar una Cuenta en una guía de balances nos posicionamos sobre el epígrafe donde debe ubicarse la misma, y en el mantenimiento de guías-lineas pulsamos en insertar.

Insertar Cuenta

3. Renumerar Asientos.

Este proceso sólo debe realizarse previa copia de seguridad, se trata de un proceso irreversible a través del cual ordenaremos los asientos por fecha y número según las condiciones que establezcamos en el proceso.

Para realizar la renumeración de Asientos accedemos al Módulo Contabilidad y al Menú Contabilidad y finanzas/Operativa contable/Asientos contables/Renumerador de Asientos.

Acceso a renumerar asientos

En las condiciones de renumeración podemos seleccionar las siguientes:

– Renumerar todo el ejercicio, en este caso ordena todos los asientos del ejercicio en que estamos posicionados.
– Cálculo automático del asiento nuevo, finalizado el proceso se calcula el primer número de asiento nuevo.
– Podemos también renumera por intervalo de fechas o desde un número de Asiento Inicial, en este último caso, nos solicita que número de Asiento será el nuevo para el indicado como número de Asiento Inicial.
– En la numeración podemos seleccionar “Renumerar por Cuadre”, renumerando dentro del mismo asiento por cuadre movimientos
– Y por último, si marcamos Numeración por Canal y por Delegación podremos seleccionar los códigos de canales y delegaciones a renumerar.

Condiciones renumeración de asientos

4. Renumerar Facturas.

Este proceso, en caso de ser necesaria su realización, sólo debe realizarse previa copia de seguridad, se trata de un proceso irreversible.

Para realizar la renumeración de Facturas accedemos al Módulo Contabilidad y al Menú Contabilidad y finanzas/Operativa contable/Asientos contables/Renumerador de Facturas.

Acceso a renumerar facturas

En las condiciones de renumeración de facturas podemos seleccionar las siguientes:

– Tipo de Factura: Emitida o Recibida
– Actualizar contadores, una vez finalizada la renumeración estos son actualizados.
– Contador por series, aparecerá marcado si nuestra empresa trabaja con Serie de Facturas.
– Contadores, estará marcado el contador de acuerdo con la configuración de nuestra empresa.
– En Datos iniciales de facturas, informamos la fecha en la que debe comenzar a realizar la renumeración de facturas así como, el número de factura desde el que queremos comenzar a renumerar.

Condiciones renumeración de facturas