Sage 50c incorpora un nuevo Addon de valor sobre Office 365, que aumenta la movilidad de los usuarios que trabajan con Sage 50c, permitiéndoles introducir movimientos comerciales desde un Smartphone que posteriormente generan apuntes contables de forma automática en la contabilidad.

En este post, te explicamos cómo configurar Sage 50c para poder trabajar con esta nueva funcionalidad y sacarle el máximo partido.

Sage Capture es una app para iOS con la cual se pueden realizar fotos a documentos y crear transacciones que se envían a Sage 50c. Una vez recibidas las transacciones en Sage 50c, se generarán asientos contables, de gastos, entregas a cuenta, facturas de venta y su cobro, facturas de compra y su pago, cobros y pagos de previsiones, etc., según el tipo de transacción.

Para poder utilizar Sage Capture, es necesario instalar el Addon correspondiente que encontrarás en el menú de configuración, pulsando sobre el usuario, dentro de la opción desplegable “Todos” o “Extensión personalizada“:

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Posteriormente, tendrás habilitada la opción dentro de la opción de menú de Grupo de empresas al igual que el resto de opciones de integración con Office 365, como son CloudBackup o Sage Contacts. Desde este apartado, podremos configurar qué empresas trabajan con Sage 50c Capture y por tanto van a tenerse en cuenta en la sincronización, en la pestaña Sage Apps:

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Para que se creen los ficheros de intercambio de información, es necesario que tengamos un cliente o un proveedor con una dirección de email en la ficha principal o en uno de sus contactos. Este requerimiento es común también para Sage Contacts.

Para recibir transacciones tipo factura de ventas, es necesario que la empresa esté configurada para trabajar con Series de Facturas. Si intentamos marcar una empresa que no tiene activada esta opción, la aplicación nos muestra el siguiente mensaje:

Dentro de esta misma pestaña Sage Apps, se pueden establecer unos parámetros de configuración específicos para el trabajo con Sage Capture:

  • Permitir indicar fecha de contabilización manual: al marcar esta opción, en el proceso de importación de las transacciones, se permite indicar la fecha con la que se registrarán los movimientos. En caso de no seleccionarla, los movimientos se contabilizarán a la fecha en la que fueron registrados en la App.
  • Contabilización automática de movimientos: Al marcar esta opción, la aplicación realiza la importación de los movimientos recibidos de Sage Capture de forma automática.
  • Serie por defecto para movimientos Factura de ventas: En esta configuración se indicará la serie por defecto para la importación de las transacciones de Sage Capture tipo factura de ventas, la serie puede ser indicada también para los movimientos tipo cobro, pero en este caso no es obligatorio trabajar con serie en la empresa.
  • Notificar errores al contabilizar movimentos en contabilización automática: Cuando se procesan movimientos y se producen errores, existe la posibilidad de notificar al usuario de la aplicación móvil. Cuando marcamos esta opción, este proceso de notificación se realiza siempre.
  • Descargar imágenes de movimientos: Esta opción descarga la imagen de la transacción. Si no se marca esta opción, desde la recepción de movimientos de Sage 50c Capture se mostrará la ruta de la imagen simplemente.
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Una vez configuradas las empresas y las opciones de configuración, se pueden ejecutar los procesos de sincronización:

  • Sincronizar ahora, permite realizar una sincronización manual, sin esperar a que la tarea programada se lance.
  • Reiniciar sincronización, permite regenerar los datos de nuevo y sincronizar toda la información nuevamente. Esta opción será interesante por ejemplo, en el caso de haber modificado las marcas de Sage Apps en algún cliente o proveedor que ya hubiéramos sincronizado con anterioridad.

Desde el módulo de Contabilidad, dentro del menú Archivos, Formas de cobro/pago, se ha añadido una configuración denominada “Envío a Sage Capture“, para indicar cuáles serán las formas de pago que se enviarán y podrán ser utilizadas en los movimientos de Sage Capture.

Una vez sincronizados los datos desde la app móvil, se podrán consultar los movimientos dentro de Sage 50c, en el menú Herramientas / Office 365 / Movimientos Sage Apps, donde se muestra una ventana con los movimientos de Sage Capture para contabilizar.

Por defecto se mostrarán los registros con estado Pendiente:

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Por defecto, se muestran los movimientos recibidos con fecha igual a la de trabajo y que tengan estado recibido y Pendiente de procesar. Para realizar búsquedas se puede utilizar el filtro:

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Al recibir las transacciones, si en la configuración se ha marcado el check “Descargar imágenes de movimientos“, se descargarán las imágenes relacionadas con estas en la carpeta específica de la aplicación (COMUNES\CAPTURE).

En la ventana de movimientos podremos ver todo el detalle de información a través de las distintas columnas, como son el identificador, los tipos de movimiento (factura de venta, compra, cobro, pago, gasto y entrega a cuenta), fecha de recepción, estado y posibles mensajes de incidencias en la recepción.

Situándonos sobre algún registro de la tabla, podremos pulsar en el botón “Detalle movimiento” inferior, donde muestra la información desglosada de cada transacción, en función del tipo de transacción se muestran unos campos u otros para darte todo el detalle del movimiento recepcionado.

Todos los movimientos contabilizados, al ser visualizados desde el menú Asientos / Entrada de asientos desde el módulo de Contabilidad, muestran un sello específico que los identifica:

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Estos asientos podrán ser modificados si es necesario, sin perder esa marca que los identifica como importados de Sage Capture.

Desde el botón situado en la barra superior a la derecha del campo “Documento“, se puede visualizar la imagen que se recibió en el registro de Sage Capture:

 

Puedes consultar a través del siguiente enlace cómo trabajar con la aplicación móvil Sage 50c Capture.

 

* Recuerda:

El contenido de la ayuda está realizado en base a la gama superior, por lo que dependiendo de la licencia adquirida es posible que algunas de las funciones presentadas no estén habilitadas.