Sage 50cloud te proporciona la posibilidad de realizar un tratamiento digital y centralizado de los documentos de la empresa, gracias al Addon de Gestión Documental, que te ofrece además la posibilidad de relacionarlos con documentos y ficheros maestros de Sage 50cloud.

Este nuevo Addon, te permitirá crear, modificar, consultar y borrar documentos, así como establecer permisos sobre cada una de estas acciones, que además pueden ser de cualquier tipo de extensión.

Por otro lado, podrás clasificar los documentos en una estructura de carpetas personalizable, al estilo de la gestión de carpetas de Windows.

Esta gestión documental, dispone de un histórico de versiones de documentos, pudiendo buscar y localizar cualquier documento entre los existentes, que además puedes decidir si deseas que se encuentren encriptados o no.

Se trata de un Addon disponible para activar en cualquier nivel de producto, ya sea Essential, Standard y Premium, siguiendo el método de activación de cualquier Addon en Sage 50cloud.

Una vez activado el Addon de Gestión Documental, podrás acceder al mantenimiento de empresa, dentro de la opción “Addons“, donde encontrarás la pestaña “Gestión Documental para poder acceder a todas las opciones de configuración:

Pulsa en la imagen para ampliar

 

En la pestaña General podrás seleccionar por un lado, si los documentos subidos a la Gestión Documental, se guarden o no encriptados. Si se opta por la opción de encriptación, una vez subido el archivo a la gestión documenta, se aplican diferentes algoritmos de encriptación al documento en cuestión orientados a que el fichero sea ilegible si se accede directamente desde la ubicación en el servidor.

Se puede visualizar también en dicha ventana, la ruta genérica de la gestión documental en el servidor de datos. No es posible modificar esa ruta por defecto, pero posteriormente podrás gestionar su estructura de carpetas para organizar toda la documentación subida a la Gestión Documental.

En la parte inferior de dicha ventana, podrás configurar de manera opcional, una cuenta de OneDrive o de Office 365, para realizar una copia exacta del árbol de carpetas definido en la gestión documental, de tal modo que podrás utilizar dicha nube para subir un respaldo de los documentos, con ciertas limitaciones, por ejemplo en cuanto a la encriptación y a las versiones de los documentos, ya que siempre se subirán sin encriptar, y además, se hará respaldo de la última versión de fichero.

En la pestaña Opciones, podrás activar el check “Entrar observaciones al crear una nueva versión de documento“, que hará que cuando se edite un documento para modificarlo, nos muestre una pantalla de propiedades del documento para informar de las “Observaciones” necesarias en el momento de guardar esos cambios.

Además existe una opción de activación que nos permite decidir si queremos guardar la copia local de los documento subidos a la Gestión Documental, con los atributos de “lectura/escritura” activados.

Pulse en la imagen para ampliar

 

 

 

* Recuerda:

El contenido de la ayuda está realizado en base a la gama superior, por lo que dependiendo de la licencia adquirida es posible que algunas de las funciones presentadas no estén habilitadas.