Con la funcionalidad de Importación de datos de Sage 50cloud, podrás importar fácilmente procesos de importación de datos tanto de artículos como de clientes, facilitando por ejemplo la creación de registros iniciales en caso de necesitar migrar datos de otro software distinto a Sage 50cloud, así como importar datos para actualizar la información de artículos por ejemplo de un catálogo de proveedor o similar.

Por tanto, también te va a permitir actualizar datos existentes en la propia aplicación, por lo que podrás incluso realizar una exportación de datos y una posterior importación, habiendo variado la información de las tablas.

La importación se basa en Guías de datos para la importación de ficheros CSV, pudiendo guardarlas y reutilizarlas de forma rápida cuando sean necesarias.

Estas guías podrás encontrarlas en el menú Herramientas – Importaciones – Guías de datos:

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Al acceder, encontrarás varias Guías de datos de ejemplo proporcionadas por Sage 50cloud, para la importación de artículos y clientes, y cuyo código comienza por “BASE”:

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Estas guías, podrás crearlas también de forma manual según tus necesidades e incluso basadas en un fichero que ya tengas creado con anterioridad y constan de los siguientes campos en la pestaña Detalle:

  • Código: es el identificador de la guía, que posteriormente nos servirá para localizar la guía y realizar el proceso de importación.
  • Nombre: que puedes definir como una breve descripción de la guía.
  • Tipo de plantilla: entre las que actualmente podrás seleccionar entre Artículos y Clientes.
  • Botón para utilizar un fichero de muestra: que permite cargar la información de las columnas de un fichero previamente creado, con o sin títulos para facilitarte la labor de diseñar esa guía de importación.
  • Modo: que te permite indicar dos diferentes modos de comportamiento del proceso de importación:
    • Importación, que sólo creará registros nuevos, ya que si existe algún dato que ya se encuentra en Sage 50cloud, no se modificará, este es el método recomendado para una carga inicial de información a Sage 50cloud.
    • Importación y actualización, que en este caso creará registros nuevos del fichero a importar y si algún registro se detecta que ya existe en la tabla destino de Sage 50cloud, lo modificará actualizando los datos con los nuevos datos que se encuentren en el fichero. Este método es el recomendado si ya existe información en Sage 50cloud y queremos que los datos importados sobreescriban la información.
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En este último caso, a la hora de realizar la importación, se mostrará una opción para seleccionar la casilla correspondiente a “Actualizar datos existentes”.

En la pestaña Configuración, se define el tipo de contenido del CSV que hayamos seleccionado para crear la plantilla y debemos comprobar los datos indicados en ella para una correcta importación:

  • Carácter delimitador: por defecto será ; y desde la configuración regional y de idioma del sistema operativo se puede cambiar el separador que utilizará Microsoft Excel para crear los ficheros CSV.
  • Marca de Tabulador: si la separación de cada campo en el fichero utiliza una tabulación en vez de un carácter delimitador, seleccionaremos la casilla.
  • Primera fila con descripción de datos: con la que indicaremos si la primera fila del fichero CSV está destinada a los títulos de los campos.
  • Configuración de fecha: con la que indicaremos el formato que tienen los campos de tipo fecha en el fichero a importar.
  • Configuración de hora: que lo utilizaremos para indicar qué formato tienen los campos de tipo hora.
  • Configuración de importes: con la especificación de los separadores de miles y decimales que desde la configuración regional y de idioma del sistema operativo pueden cambiarse.
  • Configuración de campos lógicos: con lo que indicaremos los valores que tendrán los campos del CSV que hagan referencia a campos del tipo Sí/No.
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Si vamos a crear una guía de cero, podremos definir todos estos datos además de las columnas que va a tener nuestro fichero de forma manual, o bien, podremos utilizar un fichero de muestra, por ejemplo el CSV que luego utilizaremos para importar los datos o cualquiera equivalente con la estructura deseada.

Para utilizar un fichero de muestra, accederemos desde la guía creada, al botón correspondiente o bien desde el menú Opciones – Utilizar fichero CSV de muestra:

 

Al cargar el fichero, se mostrará la pantalla de configuración del fichero con los parámetros del mismo, equivalente a la configuración de la guía y deberemos indicar los valores según sea nuestro fichero de muestra utilizado.

 


Debes tener en cuenta que los datos de los ficheros CSV han de ser:Formato de codificación de caracteres UTF8

Países indicando un código ISO 3166-1 alfa-2 o alfa-3

Divisas con su correspondiente código ISO 4217

Porcentajes sin incluir símbolos

Importes sin incluir símbolos de moneda


 

Una vez cargado, las columnas del fichero utilizado como base se añadirán como columnas en la guía o se podrán ir añadiendo líneas según se vayan creando más relaciones, para ello, podrás utilizar los botones de añadir, borrar e insertar.

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Para realizar la importación, simplemente deberás acceder al menú Herramientas – Importaciones – Importación de datos, donde podrás indicar la guía de datos que vas a utilizar para la importación, ya sea una base de Sage 50cloud o una definida con los pasos anteriores y según tus necesidades y el fichero CSV a importar, momento en el que aparecerá una vista previa de los datos que se van a incorporar en la aplicación como paso previo a pulsar en el botón inferior “Importar“:

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* Recuerda:

El contenido de la ayuda está realizado en base a la gama superior, por lo que dependiendo de la licencia adquirida es posible que algunas de las funciones presentadas no estén habilitadas.