Gracias al Add-on que incorpora Sage 50cloud en su funcionalidad base, sin coste alguno podrás activar la funcionalidad denominada «Informes Configurables» dentro de la aplicación.

Esta funcionalidad te permite generar y analizar informes a partir de información clave de la empresa.

Te permite programar estos informes para que se generen de forma automática sin la intervención de ningún usuario, y a su vez, te permite programar el envío automático de estos informes a los distintos destinatarios, como pueden ser el gerente, director comercial, de marketing, responsable de almacén, etc.

Puedes elegir el destino del envío, ya sea por correo electrónico o a una cola de impresión, pudiendo seleccionar también la frecuencia con la que se envía, ya sea de forma mensual, semanal, anual, etc.

Para utilizar éste Add-on o extensión funcional, simplemente deberás acceder al menú de Usuario – Instalación de Add-ons, donde encontrarás dentro del grupo de extensiones incluidas, la mencionada con el nombre «Informes Configurables«:

Pulsa en la imagen para ampliar

Pulsa en la opción «Instalar» para activar el Add-on, momento en el que la aplicación te recuerda que debes cerrar y volver a abrirla para que los cambios surtan efecto.

Tras acceder de nuevo a la aplicación, encontrarás en la configuración de empresa las opciones para configurar el trabajo con éste Add-on, y en la parte inferior de cada uno de los listados de Sage 50cloud, dos nuevas opciones, una lista desplegable con el texto por defecto «Valores Predeterminados» y un botón para acceder a una configuración:

Pulsa en la imagen para ampliar

 

La lista desplegable, contiene las configuraciones creadas por el usuario actual sobre el listado actual, además de una opción para seleccionar los valores predeterminados. Al abrir la pantalla del listado se selecciona automáticamente la configuración predeterminada.

En el caso del botón  presenta un menú con tres opciones:

  • Nueva configuración, que nos abre una pantalla de propiedades, para crear una nueva configuración de la pantalla.
  • Guardar configuración, que graba el valor actual de las acotaciones, filtros y opciones de la pantalla del listado en la configuración seleccionada de la lista.
  • Propiedades, que abre la pantalla de propiedades de la configuración actual del listado para poder modificar las opciones y la programación de la misma.

La primera opción, nos permitirá crear una nueva configuración para el listado en cuestión, accediendo a la opción propiedades para definir las que deseemos para este listado:

Pulsa en la imagen para ampliar

Nos permitirá indicar un nombre para ésta configuración, y que será el que aparezca en la lista desplegable de la pantalla de filtro del listado y en el listado de programaciones.

La descripción del filtro, nos permitirá añadir un comentario por parte del usuario para la configuración si es necesario.

Si el listado dispone en la ventana de filtro de campos de tipo fecha, se nos presentarán las distintas acotaciones de fecha que tiene y podremos seleccionar un tratamiento de la lista y después modificarlo manualmente, para asignar un valor inicial y final a cada acotación. Los valores disponibles para este caso son los siguientes:

  • Día inicial mes: Que establecerá por defecto el primer día del mes actual, para el parámetro Desde.
  • Día final mes: Último día del mes actual, para el parámetro Hasta.
  • Fecha listado: Fecha que presenta el listado original.
  • Fecha sistema: Fecha actual del equipo.
  • Periodo inicial: Fía inicial del periodo actual de Sage 50cloud, para el parámetro Desde.
  • Periodo final: Día final del periodo actual de sage 50cloud, para el parámetro Hasta.

El check inferior «Configuración predeterminada«, es el que nos permite establecer ésta configuración al abrir la pantalla del listado actual en lugar de los valores que tiene la pantalla por defecto.

La página «Formato de exportación» nos permite indicar el formato del fichero que se genera con el resultado del listado. Este fichero es el que se envía por correo electrónico y puede ser de cualquiera de los siguientes tipos:

Pulsa en la imagen para ampliar

La página «Periodicidad«, nos informa si el listado se puede ejecutar de forma automática y cuando.

Seleccionaremos la opción Habilitado, si deseamos que el listado se ejecute sin nuestra intervención y estableceremos la frecuencia de dicha ejecución, que puede ser diariamente, semanalmente o mensualmente, pudiendo seleccionar los días concretos en caso necesario.

Además, podremos indicar si esta ejecución de forma automática, tiene un periodo de validez, o va a ser permanente mediante la selección de la casilla «Siempre«:

Pulsa en la imagen para ampliar

En el apartado «Destinatarios«, podremos seleccionar aquellos destinatarios a los que se les enviará un correo electrónico con el listado generado según las condiciones anteriores, destinatarios que podemos tener definidos en la configuración de empresa.

Pulsa en la imagen para ampliar

En la pestaña «Email«, encontraremos la posibilidad de definir un asunto y un cuerpo para el mensaje que recibirán los destinatarios definidos en el paso anterior, pudiendo personalizar el envío de esa forma:

Pulsa en la imagen para ampliar

Por último, encontraremos la pestaña «Registro«, que nos permitirá visualizar un histórico de los envíos y generaciones del listado con su correspondiente estado de ejecución.

Una vez finalizada la configuración, siempre podremos acceder a ella de nuevo desde el listado, en la opción «Propiedades» de la lista desplegable situada en la parte inferior del mismo, para modificar cualquier valor de los establecidos previamente, así como «Guardar configuración» en caso necesario si hemos realizado algún cambio en los valores de filtro.

Cabe destacar que si realizamos alguna modificación en la ventana de filtro, estos cambios se mostrarán en distinto color, permitiéndonos personalizar aún más la ejecución del listado, por ejemplo, en el listado de albaranes de venta que hemos utilizado como base en este ejemplo, podemos seleccionar únicamente algunos valores u opciones en la ventana de filtro (de un solo cliente, de un sólo vendedor, mostrando las líneas, etc.), que permanecerán guardados en la configuración para que la ejecución del listado sea aún más personalizada:

Pulsa en la imagen para ampliar

De este modo, podremos también acceder en cualquier momento al menú de Informes Configurables, y dentro de Archivos, encontraremos el Listado de programaciones, donde podremos consultar, ejecutar y programar el envío de cada uno de estos listados:

Pulsa en la imagen para ampliar

 

Desde ésta opción, podremos visualizar tanto la configuración del listado, accediendo a ella si es necesario, como visualizar el registro de la misma, al mismo tiempo que en la parte inferior, podremos ejecutar directamente y de forma manual el listado, así como crear una tarea programada en Windows, que de forma desasistida, genere y envíe el listado sin intervención del usuario, o acceder al listado de las distintas programaciones que pudiéramos tener:

Pulsa en la imagen para ampliar

 

De esta forma, podrás programar la ejecución  y el envío de los informes de producto a los destinatarios que corresponda, ahorrando tiempo con ello, al mismo tiempo que dar acceso a la información de negocio según los perfiles de cada usuario.

 

 

 

* Recuerda:

El contenido de la ayuda está realizado en base a la gama superior, por lo que dependiendo de la licencia adquirida es posible que algunas de las funciones presentadas no estén habilitadas.