Con Sage 50cloud y su addon activable RGPD, puedes realizar la gestión avanzada de datos personales de terceros de las siguientes entidades:

  • Clientes
  • Clientes potenciales
  • Cuentas contables
  • Proveedores
  • Vendedores

En este post, te mostramos basándonos en el ejemplo del mantenimiento de Clientes, como sería la gestión de datos.

Recuerda que las entidades de clientes y proveedores son al mismo tiempo entidades de cuenta contable. Para que la gestión de datos se produzca desde estas entidades contables, deberás indicarlo así en el mantenimiento de la empresa – Addons – RGPD – Pestaña Configuración de entidades.

Tras activar el addon RGPD en Sage 50cloud, comprobarás como se ha creado una nueva opción Add-ons, con la pestaña RGPD desde la que podrás controlar todo el tratamiento de datos personales de cada entidad. Esta pestaña se subdivide en varios apartados:

  • General: ésta opción aparecerá en todas aquellas entidades que se correspondan con una persona física, y en ella encontrarás la casilla “Gestionar datos personales” para que se habilite el apartado “Interesado” y puedas indicar el nombre de la persona interesada, al mismo tiempo que se habilitarán el resto de opciones de RGPD. Dentro de esta misma pestaña, tendrás un apartado “Resumen de estado de la RGPD, donde poder visualizar los distintos estados o tratamientos gestionados de la entidad con su correspondiente fecha:
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Consentimiento: En esta pestaña se gestionan entre otros:

  • La Solicitud de consentimiento /recogida de datos, para ello, al pulsar sobre el botón “Solicitar consentimiento” se mostrarán dos opciones para realizar este proceso. Por un lado “Enlazar con generación de comunicados” para lo que se utilizará la plantilla para el envío configurada en la configuración de la empresa, o bien, Adjuntar documento manual, con la que podremos asociar un documento que ya tengas generado y que quedará dentro de la carpeta correspondiente de RGPD de la Gestión Documental. Desde el botón “Ver” podrás consultar el documento utilizado para la solicitud del consentimiento.
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  • La Recepción del consentimiento, donde también podrás seleccionar que has recibido el consentimiento de la entidad y establecer la fecha de dicha recepción. El botón “Recibir documento de consentimiento” permite asociar el documento recibido, que queda asociado a la Gestión Documental de la entidad. Desde el botón “Ver” se puede consultar el documento.

 

  • El apartado “Detalle de uso del consentimiento recibido, tiene como finalidad indicar las autorizaciones específicas otorgadas en el consentimiento. La configuración principal es la “Autorización de tratamiento“, campo donde especificaremos la fecha que indicará el registro de cuando tenemos la autorización para tratar los datos personales de la entidad. La fecha límite de tratamiento, será necesaria en el caso de que la autorización se haya solicitado u otorgado para un período limitado de tiempo.
    • El resto de configuraciones son permisos especiales que deben ser escogidos de forma explícita en el documento de consentimiento:
      • Envío de publicidad
      • Cesión de datos, opción que al marcarla nos permite indicar las condiciones de cesión de datos a terceros.
      • Transferencia internacional, opción en la que indicaríamos las condiciones de transferencia internacional de los datos.
    • El campo Origen de los datos, sirve para indicar cómo hemos obtenido los datos personales, por defecto, Sage 50cloud propondrá “El propio interesado o su representante legal“, ya que es el campo definido en origen dentro de la tabla que puedes encontrar en el Addon RGPD – Menú Archivos – Origen de Datos.
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Supresión/Bloqueo: Pestaña en la que se gestionan las opciones relativas a la gestión de la petición por parte de la entidad de supresión o bloqueo de sus datos.

  • Solicitud de la supresión, campo que activaremos indicando la fecha para indicar en Sage 50cloud, que hemos recibido por parte del dueño de los datos personales una solicitud para ser suspendida la autorización del tratamiento de los datos.
  • Recibir petición de supresión, mediante este botón se asociará el documento de la solicitud de la supresión del tratamiento, quedando asociado a la gestión documental de la entidad. Desde el botón “Ver” podremos consultar el documento.
  • Asociado a la petición, deberás indicar el Motivo de la misma, entre los valores:
    • Ejercicio del derecho de supresión
    • No consentimiento.
    • Finalización del tratamiento. 
  • Como respuesta a la solicitud, puedes registrar la “Emisión del acuse de recibo” de la solicitud de supresión del tratamiento. Al igual que en la solicitud de consentimiento, te permitirá enlazar con la gestión de comunicados o bien asociar manualmente el documento que quedará asociado también en la gestión documental y podrás consultar siempre desde el botón “Ver“.
  • Además, dispones de una opción para controlar que no se envíen comunicados a los clientes que tengan seleccionada una fecha de inicio de bloqueo.
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Acceso/Portabilidad: En esta pestaña se gestionan las siguientes opciones:

  • Detalle de Acceso
    • Donde podrás marcar la Fecha de Recepción de la solicitud de derecho de acceso, para indicar que el propietario de los datos ha solicitado ejercer el derecho de acceso al tratamiento de sus datos.
    • Recibir la solicitud de acceso, botón mediante el cual podrás asociar el documento de la solicitud de derecho de acceso, quedando asociado a la gestión documental de la entidad y poder consultarlo en todo momento a través del botón “Ver“.
    • Emisión derecho de acceso, para indicar que se ha emitido el documento con los datos de derecho de al acceso, quedando asociado a la gestión documental de la entidad. Esta opción nos permite asociar el archivo de forma manual o utilizar la generación de comunicados para su envío y asociación, que podremos consultar en el botón “Ver”.
  • Detalle Portabilidad
    • Con la opción de seleccionar “Fecha Solicitud de portabilidad” para indicar que hemos recibido por parte del dueño de los datos personales, una solicitud de portabilidad de su información.
    • Recibir solicitud de portabilidad, para asociar el documento de la solicitud de derecho de portabilidad, quedando asociado a la gestión documental de la entidad y poder consultarlo desde el botón “Ver“.
    • Emitir portabilidad, nos permitirá enlazar con la generación de comunicados o seleccionar manualmente el documento de la portabilidad de los datos, quedando asociado a la gestión documental de la entidad, al mismo tiempo que podremos visualizarlo también.
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Registro de actividad: Esta opción recoge todas las operaciones realizadas sobre una determinada entidad, respecto a todas las configuraciones del Addon RGPD.

  • Aquí podremos visualizar:
    • Fecha del cambio de estado o la acción
    • Descripción y grupo
    • Usuario
    • Tipo de movimiento
    • Valor anterior y valor actual
  • Esta información permite auditar en todo momento el tratamiento para hacer un seguimiento. Además desde el propio menú del Addon RGPD de Sage 50cloud, se puede generar un listado de estos mismos datos:
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Como complemento y ayuda en el tratamiento, dispones de una etiqueta en la parte superior izquierda relativa a RGPD, según el estado en el que se encuentre la entidad, de tal modo que de un vistazo, podrás comprobar cada uno de dichos estados para ese cliente, proveedor, etc.

  • Si no se muestra etiqueta, quiere decir que no se ha seleccionado en dicha entidad la casilla “Gestionar datos personales“.
  • Sin consentimiento, indicará que se ha activado la gestión de datos personales, pero no se ha marcado la casilla de autorización:

 

  • Consentimiento vigente, situación en la que se ha marcado la autorización pero no se tiene definida una fecha límite o dicha fecha límite de autorización no se ha superado:

 

  • Consentimiento vencido en color anaranjado, tiene como significado que el consentimiento vence en el mismo día, cuando se haya marcado autorizado y se tenga definida una fecha límite que coincide con la fecha de día de trabajo:

 

  • Consentimiento vencido en rojo, situación similar a la anterior, pero la fecha límite se encuentra superada:

 

  • Bloqueo activo, cuando se haya marcado la opción de Bloqueo:

 

 

 

* Recuerda:

El contenido de la ayuda está realizado en base a la gama superior, por lo que dependiendo de la licencia adquirida es posible que algunas de las funciones presentadas no estén habilitadas.

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