Sage 50cloud te permite, gracias al Addon activable de RGPD, el envío masivo mediante comunicados de todos los documentos necesarios para llevar a cabo la tarea de solicitud de consentimiento entre otras, gracias al enlace con la opción de Generación de comunicados.

Esta generación te permite, utilizando una plantilla tipo para el envío que te facilita Sage 50cloud y que podrás modificar si lo deseas, enviar a tus clientes los distintos documentos de Solicitud de consentimiento, Acuses de recibo de supresión o bloqueo, acceso o portabilidad, etc., que requiere el reglamento RGPD.

Para ello, una vez dispongas del Addon RGPD activado y a la hora de configurar las entidades correspondientes para el tratamiento de sus datos, se te mostrarán dos opciones por ejemplo en las solicitudes de consentimiento:

  • Enlazar con la generación de comunicados, para lo que se utilizarán las plantillas que te proporciona de ejemplo Sage 5ocloud y que tienes definidas en la configuración de empresa – Addons-RGPD-Comunicados.
  • O bien adjuntar un documento manual, en el caso de tener ya un documento generado y que desees guardar y asociar a la entidad correspondiente.
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En este post, vamos a mostrarte la facilidad de uso de la primera opción, ya que enlazar con la generación de comunicados te simplificará la tarea de emisión de dichos documentos, quedando siempre registro de dicha actividad.

Si seleccionamos la opción de “Enlazar con generación de comunicados” a la hora de, por ejemplo, Solicitar un consentimiento nos mostrará la ventana de selección de envío por Email o Impreso para poder elegir la opción más conveniente en cada caso:

 

Seleccionada la opción que desees, se abrirá la siguiente ventana, donde podemos consultar la Plantilla, las opciones de envío y los datos que serán utilizados para el documento:

  • Identificación del registro del comunicado
  • Fecha
  • Asunto utilizado, que será en función del tipo de comunicación, por ejemplo “Solicitud de consentimiento/Recogida de datos RGPD”.
  • Código de plantilla, que por defecto será la correspondiente según el tipo de acción RGPD a realizar.
  • Visualización de la plantilla
  • Lista de destinatarios, que indicará el registro desde el que se realiza la acción RGPD, en el caso de acciones masivas, podremos filtrar entre estos registros.
  • Opciones para el envío por Email o Impresión
  • Y opciones adicionales para adjuntar documentos o anotaciones.

 

 

En esta ventana, podremos Simular el envío o Generar el proceso, visualizando el resultado según la plantilla de cada uno de los procesos a realizar:

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Una vez realizada la comunicación por este medio, el documento se queda asociado a la Gestión Documental de la entidad, pudiéndose consultar desde el botón “Docs.” del mantenimiento en cuestión, por ejemplo Clientes:

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O también podremos visualizarlo, navegando dentro de la Gestión Documental a la carpeta correspondiente:

 

En el caso de la Portabilidad, las opciones disponibles serán tres en lugar de las dos mencionadas anteriormente:

  • Enlazar con generación de comunicados
  • Generar el fichero de portabilidad, para generar el fichero de los datos personales del registro correspondiente (por ejemplo un cliente).
  • Adjuntar documento manual, con la posibilidad de asociar un documento ya generado previamente por nosotros.

 

 

 

* Recuerda:

El contenido de la ayuda está realizado en base a la gama superior, por lo que dependiendo de la licencia adquirida es posible que algunas de las funciones presentadas no estén habilitadas.

 

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