Con motivo de la publicación de la Orden HFP/1106/2017, de 16 de noviembre, por la que se modifica la Orden EHA/3127/2009, de 10 de noviembre, por la que se aprueba el modelo 190 para la declaración del resumen anual de retenciones e ingresos a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas sobre rendimientos del trabajo y de actividades económicas, premios y determinadas ganancias patrimoniales e imputaciones de renta, la AEAT ha anunciado la integración de una nueva comprobación en el proceso de presentación de declaraciones informativas para el ejercicio 2017 que consiste en cotejar el NIF, Apellidos y nombre de los perceptores declarados con la información existente en la base de datos del censo de la Agencia tributaria de cara a asegurar la calidad de los datos identificativos declarados.
Para poder realizar una comprobación de los datos identificativos de los perceptores que se incluirán en el modelo 190 y evitar este tipo de incidencias en el momento de la presentación del modelo se recomienda realizar una verificación previa a la generación y subsanar con antelación los posibles errores sin necesidad de esperar al inicio del plazo de presentación.
Es posible anticiparnos a las posibles incidencias mediante el Servicio de Ayuda de Identificación fiscal de la Agencia tributaria, accesible con certificado electrónico o DNIe y que permite verificar y obtener la identificación completa existente en el censo de la AEAT asociada a un determinado NIF siempre que se le proporcionen datos suficientes.
Servicio de Ayuda de Identificación fiscal de la Agencia tributaria
Las opciones disponibles en el servicio son:
-Consulta unitaria: realiza la verificación de un solo NIF, Apellidos y nombre permite consultar datos identificativos de manera individual introduciendo los datos manualmente. La respuesta a la verificación se muestra directamente en el pie de página indicando si ha sido posible identificar al perceptor, en caso afirmativo muestra el nombre y apellidos asociados al NIF que constan en el censo de la AEAT.
-Consulta múltiple importando un fichero CSV: realiza una verificación masiva de datos cuyo origen es un fichero de tipo con extensión .CSV.
Para facilitar la Consulta múltiple importando un fichero CSV NominaPlus Flex dispone en IRPF/ Acumulados de retenciones informes de Preparación del 190 pulsando en dicho botón, de la opción Fichero con NIF, Apellidos/Nombre para Servicio de Ayuda de Identificación fiscal AEAT.
Esta opción permite generar un fichero CSV en la ruta seleccionada por el usuario con una relación de datos identificativos de los perceptores del modelo 190 para su posterior importación en el Servicio de Ayuda de Identificación fiscal de la página web de la AEAT.
Se creará un fichero diferente para cada empresa después de seleccionar el año, identificando cada fichero de la siguiente forma: EMPXXXAAAA.csv, donde XXX es el código de la empresa a la que corresponden los trabajadores que contiene el fichero y AAAA es el ejercicio para el que se han exportado los datos identificativos de perceptores.
El fichero generado desde NominaPlus Flex puede ser consultado/editado bien con un editor de archivos de texto como el Bloc de notas o incluso con Excel si deseamos hacer búsquedas y filtros más avanzados sobre los registros.
Una vez generado el fichero la aplicación, el siguiente paso consiste en acceder al Servicio de Ayuda de Identificación fiscal mediante certificado electrónico o DNIe y en la opción Consulta múltiple importando un fichero CSV desde Examinar y pulsando en Consultar. Al hacerlo nos generará un fichero Resultado.csv que podremos abrir o guardar y abrir con Excel que contendrá la relación de perceptores consultados, con un estado que confirma si ha sido posible la identificación contra la base de datos del censo de la AEAT. Si alguno de los registros no cumple con dicha comprobación la AEAT mostrará al declarante un mensaje de error por cada perceptor no identificado, errores que deben ser subsanados para la correcta presentación del modelo 190.
-Consulta múltiple: permite verificar masivamente una lista de datos de NIF;Apellidos y nombre que previamente hemos mecanizado, bien manualmente o bien copiando y pegando desde algún fichero de texto.
Es una opción igual a la anterior, con la salvedad de que la información cargada por el usuario no se puede importar desde un fichero directamente, sino que debe ser o bien mecanizada manualmente o pegada en la caja de texto.
Tal como se explica en la propia página de la AEAT, el usuario debe introducir un perceptor por línea en la forma NIF;Apellidos y nombre separando el NIF de los Apellidos y el nombre por un punto y coma.
Se puede copiar el contenido del fichero generado desde NominaPlus Flex editándolo con el Bloc de notas y pegarlo en la caja para evitar tener que introducir los datos manualmente.
Los posibles estados de respuesta en las tres opciones son:
IDENTIFICADO: Si el perceptor se identifica con los datos aportados. Se devuelven los datos de apellidos y nombre asociados al NIF. Este estado significa que los datos aportados son correctos y han permitido identificar al perceptor por lo que no se requiere ninguna acción adicional sobre los datos de los trabajadores en NominaPlus Flex.
NO IDENTIFICADO-SIMILAR: Si el perceptor no se identifica con los datos aportados por diferencias menores en los apellidos y nombre. Se devuelven los datos de apellidos y nombre asociados al NIF. Supone que los datos aportados no son concluyentes y no permiten identificar al perceptor, aunque propone la coincidencia más aproximada con los datos existentes en el censo de la AEAT. Requiere modificar los datos de Apellidos y Nombre de estos trabajadores en NominaPlus Flex.
Para realizar esta corrección, en perceptores para los que existe ficha en el mantenimiento de trabajadores deberemos localizar todas las fichas asociadas al NIF e introducir los apellidos y el nombre correcto, identificación que puede coincidir con el propuesto por la AEAT como similar.
(La modificación del nombre y apellidos en la ficha del trabajador no requiere el posterior paso de acumulados para la emisión del 190, tomará el dato directamente de esta.)
En perceptores dados de alta directamente en el mantenimiento de acumulados de IRPF (Ej. Profesionales) deberemos modificar los apellidos y el nombre editando el campo Apellidos/Nombre directamente en cada uno de los registros de acumulados.
NO IDENTIFICADO: Si el perceptor no se identifica con los datos aportados. Se devuelven los datos de NIF y apellidos y nombre aportados. Supone que los datos aportados no son concluyentes y no permiten identificar al perceptor ni proponer ninguna coincidencia aproximada con los datos existentes en el censo de la AEAT. Requiere ponerse en contacto con el perceptor para que aporte la información completa de identificación que permita modificar los datos de Apellidos y Nombre de estos trabajadores en NominaPlus Flex con garantías para no ser rechazado.
Una vez conocido el dato correcto, como en el supuesto anterior, deberemos corregirlos en la ficha del trabajador o en el registro de acumulados según corresponda.
Por último, indicar que para este servicio de la AEAT se recomienda utilizar Internet Explorer como navegador para realizar el proceso.
* Recuerda:
El contenido de la ayuda está realizado en base a la gama superior, por lo que dependiendo de la licencia adquirida es posible que algunas de las funciones presentadas no estén habilitadas.