Todo empresario debe realizar la legalización de sus libros contables en el plazo de cuatro meses a contar desde la fecha de cierre del ejercicio contable. Supongamos que nuestro ejercicio contable se corresponde con el año natural, del 01-01-2017 al 31-12-2017, es este caso, el plazo para realizar la legalización de los libros contables será hasta el 30 de abril de 2018.
Además, para ejercicios contables iniciados a partir del 29-09-2013, será obligatoria su generación en formato electrónico y su presentación en el Registro Mercantil será vía telemática.
Proceso de Legalización de Libros
1. Generación de Libros.
Generados los libros a legalizar y guardados estos en la carpeta LIBROS podremos comenzar el proceso de legalización de libros.
Ver Post “Generación de los libros Contables a Legalizar”.
2. Acceso al menú Legalización de libros.
Para la legalización de los libros accederemos al menú Cuentas Anuales/Legalización de Libros.
En la ventana “Legalización de Libros” visualizaremos todos los libros que se pueden legalizar.
3. Directorio de Legalización.
En primer lugar seleccionaremos el Directorio de Legalización, este será una ubicación distinta a la utilizada para guardar los LIBROS a legalizar.
Como directorio de legalización elegiré la carpeta LEGALIZACIÓN que previamente me crearé en el Disco Local.
4. Entrada de Libros.
La entrada de libros podemos realizarla de dos formas:
a) Haciendo doble clic sobre la línea del libro a legalizar.
b) Posicionado sobre el libro a legalizar pulsar en el icono “Entrada de libros”.
En la nueva ventana pulsamos en el icono “Añadir”.
En esta nueva ventana me indica el número de libro que estoy incorporando.
En Fecha Inicio se indica la fecha de apertura del libro que estoy legalizando.
En Fecha Cierre si indica la fecha de cierre del libro que estoy legalizando.
En Fecha Cierre del libro anterior se indica la fecha del último libro legalizado del mismo tipo.
Seleccionamos el fichero que contiene la información del libro a legalizar:
Una vez incorporado el Libro podemos visualizar la siguiente información:
– Número de libro
– Fecha Apertura
– Fecha Cierre
– Fecha Cierre del libro anterior
– Ruta donde está ubicado el libro.
El proceso de incorporación de los libros es el mismo para todos los tipos de libros.
Por cada tipo de libro se pueden incorporar un máximo de 9 libros.
En el supuesto de incorpora más de un libro por cada tipo de libro debemos tener en cuenta que la fecha de apertura del siguiente libro tiene que ser mayor que la fecha de cierre del libro anterior.
5. Datos de Presentación.
Una vez incorporados todos los libros que deseamos legalizar procederemos a incorporar los Datos del Empresario/entidad y Datos del Presentador, para ello pulsaremos en el icono Datos de presentación.
Incorporamos los datos del Empresario/Entidad.
Incorporamos los Datos Presentador.
En esta ventana indicamos si queremos que el Registro emita la factura con o sin retención.
6. Procesar libros y firmas digitales.
El último paso será pulsar en el icono procesamiento de Libros y Firmas Digitales.
En el Directorio de Legalización, en nuestro caso C:\LEGALIZACIÓN se ha generado el fichero ZIP con toda la información de los libros a legalizar válido este para la Presentación Telemática.
Contenido del Fichero.ZIP.
– Datos.txt: Contiene los Datos del Empresario/Entidad y del Presentador.
– Desc.txt: Contiene los Datos de la Empresa
– Nombre.txt: Contiene la información de los libros que legalizamos.
– Libros que legalizamos.
7. Presentación telemática de los Libros.
La presentación telemática de los Libros se realizará con el Fichero Zip desde la página web www.registradores.org.
* Recuerda:
El contenido de la ayuda está realizado en base a la gama superior, por lo que dependiendo de la licencia adquirida es posible que algunas de las funciones presentadas no estén habilitadas.