El inventario es un sistema con el cual revisamos nuestra mercancía y actualizamos la cantidad que tenemos en nuestro almacén, bajo el concepto stock real.
El stock real va a sobrescribir el que teníamos guardado.
Para hacer inventarios, en nuestro administrador avanzado vamos a:
Compras > Gestión de almacén > Inventarios.
Una vez allí, pulsaremos arriba a la derecha al botón naranja de «añadir» y veremos que tenemos varias opciones para realizar el inventario.
Parcial o total
– si está marcada la opción «parcial» sólo se modificaran los productos que incluya en el listado
– si está marcada la opción «total» los productos que no aparezcan en el listado se quedarán a cero
Manual o mediante archivo
Los productos los puedo ir añadiendo de manera manual si son pocos, escaneando directamente el código de barras y pulsando sobre el botón «+»
Si lo que quiero es subir un archivo porque tengo mucho producto o está lejos de mi ordenador, lo podemos hacer de dos maneras distintas:
Sólo códigos de barras o códigos de barras y cantidad
Sólo códigos de barras
– Añadiendo el código de barras del artículo tantas veces como unidades tenga en un archivo .txt (Por ejemplo tengo 3 champús de la marca Kerastase para cabellos teñidos cuyo código es 11111. Pues lo añadiré 3 veces, tal y como muestro en la imagen)
Código de barras y cantidad
– La otra forma de añadir inventario es en un archivo .txt poner el código de barras seguido de «,» o «;» y la cantidad de ese producto que tengo. Por ejemplo si tengo 3 champús de la marca Kerastase para cabellos teñidos cuyo código es 11111 pondré el código seguido de «,» o «;» 3 tal y como se ve en la imagen
Una vez tenga los archivos ya terminados y guardados, deberé asegurarme que están las opciones bien marcadas en función de como hacer la subida.
Sólo códigos de barras
Separador de caracteres
Código de barras y cantidad con coma
Código de barras y cantidad con punto y coma
Acciones en la subida de fichero
Tenemos dos opciones cuando subimos un fichero en este formulario:
- Sobrescribir
- Sumar
Hemos de tener en cuenta que ambas opciones sólo sobrescribirán o sumarán al campo stock real que tenemos en nuestro listado temporal que se nos muestra abajo.
Esta acción se llevará a cabo cada vez que en este formulario seleccionemos un nuevo archivo txt y pulsemos subir.
Si el segundo archivo que subimos (en el que el «producto1» pone que tiene 10 unidades) hemos elegido que sobrescriba, cuando pulsemos en Subir, veremos que la cifra de 30 cambia a 10.
Si hemos elegido Sumar, la cifra de 30 cambiará a 40.
En ningún caso realizará ninguna acción en la columna contigua «Stock guardado».
Que se nos muestre el stock guardado en un inventario sólo nos da información de lo «erróneo» que estaba nuestro catálogo en cuanto a stocks.
En cualquier caso, el efecto de nuestro inventario sería tras pulsar Aplicar.
Las acciones en la subida de fichero son previas a Aplicar para ejecutar el inventario; y es en relación a los archivos que subimos en el formulario.
Sumar
Sumar serviría, por ejemplo, si queremos subir diferentes ficheros para el mismo producto, que físicamente está en diferentes lugares, y nos dividamos la tarea entre varios compañeros para contar los productos y hacer archivos, por ejemplo.
Sobrescribir
Sobrescribir serviría, por ejemplo, si varias personas cuentan los mismos productos y hacen diferentes ficheros y hubo un error en uno que se ha subido temporalmente, volverlo a hacer.
Ejecución del inventario: actualizar el stock
Una vez comprobamos que los productos que están en nuestro listado tienen el stock real correcto, pulsamos el botón de Aplicar y el stock que teníamos en nuestro catálogo será sobrescrito con el que tenemos en la columna stock real.