El objetivo de la configuración de usuarios es conseguir el modo de adaptar la aplicación a cada uno de ellos, según su tipo de implicación.
Desde el menú Configuración / Perfiles de Usuarios y periféricos / Gestión de Usuarios podemos configurar los usuarios de la aplicación.
El usuario Supervisor es el usuario “especial” del programa, no se puede eliminar ni configurar. Siempre tendrá acceso a todas las opciones, lo que podemos hacer con él es cambiar el nombre y añadirle una contraseña de acceso.
Solamente el supervisor puede cambiar la contraseña del supervisor.
Para cambiar la contraseña a un usuario, modificamos el usuario y pulsamos en Definir Contraseña.
La contraseña tiene que contener al menos 8 caracteres y distingue entre mayúsculas y minúsculas.
A continuación vamos a crear un usuario. Dentro de la ventana de Usuarios pulsamos el icono Añadir. Completamos el nombre del usuario.
Si queremos que este usuario se pueda usar dejaremos “Activo”, si no queremos usarlo de momento indicamos “Baja”.
Un usuario diferente al supervisor tiene tres oportunidades para escribir correctamente la contraseña cuando intenta acceder a la aplicación, si agota esas tres oportunidades, la aplicación cambia automáticamente el estado al usuario a “Baja”, impidiendo acceder de nuevo aunque complete correctamente la contraseña, hasta que otro usuario con permisos cambie el estado a “Activo”.
El campo grupo es opcional, podemos crear un grupo de accesos, este grupo de accesos es quien tiene la restricción a ciertos menús. Por defecto la aplicación crea el grupo Administradores , este grupo tiene acceso a todos los menús del programa, de momento dejamos este campo en blanco más adelante explicaremos como configurar los grupos.
El check “caduca contraseña” nos permite configurar el tiempo de vigencia de la contraseña, pasados estos días el usuario deberá cambiar la contraseña, también podemos indicar con anterioridad los días en los que nos avisaría de dicho cambio.
Por último, el check “Cambiar contraseña en próximo inicio aplicación”, permite cambiar la contraseña al usuario en el siguiente acceso a FacturaPlus, para que sólo este usuario sea quien conozca la contraseña.
Pulsando Aceptar aparece la siguiente ventana de configuración de usuarios, donde indicaremos si el usuario va a tener permisos para cambiar el estado de cualquier documento y si tiene habilitada la opción de modificar las referencias de los artículos, además del Nivel de Seguridad. Este nivel, que también definimos en Datos de Empresa, nos permite designar el número de nivel de seguridad para no permitir el acceso a empresas con nivel de seguridad superior, dejamos 9 para que el usuario pueda acceder a todas las empresas.
Pulsamos Continuar y el usuario se crea.
A través del botón Mapas, que encontraremos en la barra superior, asignamos los menús a los cuales queremos que el usuario tenga acceso y a cuáles no.
En la siguiente ventana se muestran todos los menús del programa, por defecto como se puede observar aparecen todos con el símbolo de prohibido, esto significa que el usuario, por defecto, no tiene acceso a ningún menú.
Para otorgar los permisos tenemos que usar los iconos que aparecen en la parte derecha.
Los tres botones que aparecen debajo de Opción Seleccionada sirven para dar el acceso correspondiente al menú que tenemos resaltado en azul mientras que los tres botones que aparecen debajo de Menú Completo sirven para dar el acceso correspondiente a todos los menús.
Los tres tipos de permisos que existen son:
- Acceso total: El usuario puede acceder al menú, puede consultar datos y puede añadir, modificar y eliminar.
- Solo consulta: El usuario puede acceder al menú, y consultar datos, pero NO puede añadir, modificar ni eliminar.
- Sin Acceso: El usuario no puede acceder al menú, NO puede consultar ni añadir, modificar o eliminar.
Si, por ejemplo, queremos que el usuario acceda a todos los menús, pulsamos en el botón Acceso Total que tenemos en Menú Completo. De esta forma, todo el árbol quedaría con un visto:
También tenemos que dar accesos a los informes que listamos desde Informes/Estadísticas e Informes. Tendremos que definir que permitimos listar o modificar a los usuarios a través del botón Informes.
Aparece una ventana donde tenemos que dar accesos a los informes, el funcionamiento es el mismo que el anteriormente explicado en mapas.
Los permisos que tenemos en esta ventana son:
- Acceso Total: Puede modificar y listar el informe.
- Sólo Ejecución: Puede listar el informe pero NO modificar su estructura.
- Sin Acceso: No puede ni siquiera listarlo.
En la opción de Todos, daremos el acceso elegido para todos los informes.
En la opción de Categoría, daremos el acceso elegido a todos los menús de la carpeta seleccionada.
En la opción de Informe, daremos el acceso elegido al informe en el que estamos situados.
Si, por ejemplo, queremos que el usuario acceda a todos los informes pulsaremos en acceso total del menú Todos, de esta forma, el árbol quedaría con todas las opciones con un visto.
Igualmente tenemos que dar los permisos de accesos a los listados estándar que encontramos en el menú Informes / Estadísticas e informes Estándar. El permiso para ejecutar estos informes lo tendremos que otorgar pulsando en listados.
Se muestra la siguiente ventana donde aparecen los listados con el símbolo de prohibido, es decir sin Acceso, para darles acceso procedemos del mismo modo que anteriormente.
Los permisos de esta ventana son:
- Ejecutar: Nos permite obtener el listado
- Sin Acceso: No nos permite obtener el listado.
En este caso no existe la opción total, debido a que estos listados no se pueden modificar dentro de la aplicación.
En la opción de Todos el acceso seleccionado se aplica a todos los listados.
En la opción de Listado el acceso seleccionado se aplica al listado el cual hemos seleccionado.
Si, continuando con el ejemplo anterior, queremos que el usuario tenga acceso a todos los listados pulsaremos en ejecutar de la opción de Todos, quedando de la siguiente forma:
A continuación vamos a ver la creación de Grupos de Usuarios.
Un grupo de usuarios es un grupo de accesos a la aplicación, todos los usuarios que pertenezcan a este grupo se les asignarán los accesos que tenga el grupo.
Para crear un grupo accedemos al menú de Útil/ Perfiles de Usuarios / Gestión de Usuarios y usamos el icono Grupos.
Se muestra la siguiente ventana donde aparecen los grupos creados.
El grupo administradores, es el grupo especial que se crea por defecto por el programa, este grupo no se puede eliminar ni modificar.
Para crear un grupo pulsamos Añadir
Completamos el campo código y opcionalmente podemos añadir una descripción, disponemos de las mismas opciones que permiten que caduque la contraseña de los usuarios, porque los usuarios que pertenezcan a este grupo, heredarán los días en el que caduca su contraseña.
Una vez creado el grupo de usuarios, tenemos que acceder al botón Mapas de Accesos para asignar a los menús que van a tener acceso aquellos usuarios que pertenezcan a este grupo.
Una vez configurados los accesos pulsamos en continuar y la aplicación nos pide confirmación para aplicar los cambios a usuarios que previamente ya pertenecieran a este grupo, pulsamos en si y ya tendremos creados los grupos de usuarios.
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