Cómo crear Clientes profesionales (empresas) en Sage TPV Online

Podemos tener la circunstancia que nuestro cliente no sea un cliente particular sino una empresa o un autónomo y queremos darle de alta como tal.  La complejidad de un cliente profesional es que habitualmente no paga en efectivo o con tarjeta sino de forma aplazada, por transferencia u otras formas.

En éste post podrás encontrar los pasos para configurar y crear dicho tipo de cliente en Sage TPVOnline.

En primer lugar,  tendremos previamente que haber configurado en nuestro administrador esta forma de pago (aplazado, Transferencia…) y/o estos vencimientos (Contado, 30 dias, 30-60-90, etc) que se nos pedirá en el alta del cliente profesional.

Lo primero que tenemos que hacer es asegurarnos de que la forma de pago que queremos asignar a nuestro cliente profesional ya está creada para ello, entramos en nuestro administrador avanzado y vamos a Panel de control > Administración > Gestor de Pagos > Gestos de formas de pago y vemos si está creada nuestra forma de pago. De no ser así tendremos que crearla.

Una vez ahí, pulsaremos en el botón Añadir, donde debemos prestar especial atención a activar el cuadro «Es una categoría de cliente profesional»:

Hecho esto, seleccionamos el Tipo de documento por defecto: factura o albarán y escribimos un nombre. A continuación, guardamos los cambios.

Podemos crear un cliente profesional de tres maneras: desde el TPV, desde el administrador o importándolos desde excel.

Para dar de alta un clientes como empresas, si no son muy numerosos, lo más sencillo es hacerlo desde el TPV, dentro del menú Clientes (botón «C» en la parte superior) y pulsamos «Alta cliente» en el submenú de la derecha:

 

En ese momento se abrirá un desplegable en el que seleccionamos la opción «Empresa». Nos desaparecen una serie de campos de índole personal y nos aparecen los siguientes campos (los marcados con asterisco obligatorios):

Pulsamos en «Guardar» o si queremos introducir más datos, pulsamos «Guardar y editar«, aunque podremos «Editar datos de cliente» desde la pantalla de TPV posteriormente.

Deberemos hacerlo si queremos introducir las formas de pago del cliente.

Al editar, podremos seleccionar el tipo de cliente (a la izquierda), si previamente hemos configurado este tipo de cliente. Entramos en la pestaña «Información facturación» y seleccionamos el método de pago y vencimiento deseado, que previamente hemos configurado como forma de pago en clientes.

En el ejemplo, hemos seleccionado «Transferencia a 30 días». Tras guardar los cambios, vemos que la siguiente compra del cliente en la ventana de pago de ticket aparece el tipo de documento.

Cuando queremos añadir o actualizar muchos clientes de tipo profesional, podemos utilizar la herramienta de importación de nuestro administrador avanzado.

Una vez en el panel de control de nuestro administrador avanzado, elegimos la opción Administración / Herramientas / Importación:

Seleccionamos la opción «Clientes»:

Si no disponemos de un Excel previo con toda la información, podremos descargar el modelo proporcionado desde la misma página de importación:

Abrimos el archivo y procedemos a rellenarlo con los datos de los clientes, como con cualquier otra importación pero prestamos especial atención al campo «Tipo de cliente«, en el que incluiremos la palabra «Profesional»

Cuando lo tenemos guardado, actuamos como con cualquier otra importación: seleccionamos el archivo y lo guardamos mediante el botón «Subir«, prestando atención a la tienda a la que vamos a incorporar dichos datos en el tercer paso, en el caso de trabajar con franquicias.

 

Asignar manualmente clientes existentes al tipo «Cliente profesional».

Una vez configurado el tipo de cliente y los pagos, podemos elegir a un cliente existente y asignarlo como cliente profesional. Para ello, iremos a nuestro administrador avanzado y en nuestro panel de control, nos dirigimos al menú Clientes / Clientes.

Una vez allí, seleccionamos uno de nuestros clientes y lo editamos (también desde aquí podemos añadir un nuevo cliente profesional si seleccionamos el botón «Añadir«). Tanto añadiendo uno nuevo como editando uno ya existente, veremos un desplegable con los tipos de clientes:

Cuando elegimos el recién creado tipo de cliente profesional, vemos que tendremos nuevos campos en nuestro formulario:

 Aparte de elegir el tipo, forma y condición de pago, así como los días de pago por defecto de dicho cliente (opcional), rellenamos los datos obligatorios y guardamos los cambios, teniendo ya convertido nuestro cliente en profesional, ya sea nuevo o ya existente.

Cuando seleccionamos un cliente de tipo profesional, el TPV muestra los precios sin impuestos. Una vez en la ventana de pago del ticket, vemos que en las formas de pago, aparece el tipo de documento, la forma y la condición de pago asignadas a ese cliente previamente:

 

Para formalizar la venta, pulsamos sobre el botón «Ticket» y obtendremos un ticket y una Factura si, como en el ejemplo, ese es el documento seleccionado por defecto en el cliente, pudiendo obtener un Albarán si se selecciona en esa ventana de pago.

Para facturar a clientes profesionales y agrupar su albaranes, en nuestro panel de control del administrador avanzado, iremos a «Ventas / Facturas periódicas».

Una vez allí, seleccionamos los documentos que queramos facturar y pulsamos en el botón superior «Facturar». El sistema genera una factura en PDF que posteriormente comprimirá en un archivo ZIP, que podremos encontrar en nuestro directorio de descargas en el ordenador.