Una de las principales funciones de Sage One, es la creación de facturas, tanto de ventas como de compras.
Aquí te mostramos como crear y gestionar tus facturas en Sage One.
Tipos de facturas a crear, editar y anular:
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- Factura de ventas y factura de compras.
- Factura rectificativa de ventas y factura rectificativa de compras.
- Editar y anular facturas de ventas y de compras.
- Pagar facturas de ventas y pagar facturas de compras.
Crear una nueva factura
- Pincha en «Menu Ventas» y después en «Factura de ventas»
- Pinchamos en «Crear factura»
- Rellenamos los datos del cliente. Podemos buscarlo en la lista de clientes habituales o crear uno nuevo pulsando en la flecha o en el desplegable que aparece cuando existe el nombre. La ficha a rellenar es igual a la de la pantalla de clientes. La dirección se completa al añadir el cliente.
Por defecto, se rellenan automáticamente: la fecha de hoy, la serie y la fecha de vencimiento configuradas por defecto. En caso necesario puedes modificar las fechas de factura o vencimiento, así como la serie, que recalculará el siguiente número de factura. - Introducimos los productos o servicios, podemos tanto buscarlos o crear nuevos pulsando los botones o simplemente rellenar los datos necesarios en el cuerpo de la factura. Para incluir un producto o servicio existente, simplemente tenemos que buscarlo y seleccionarlo en el desplegable para que se añada en la línea de factura con su información, donde podemos modificar cualquier dato que necesitemos.
Debajo a la izquierda, nos aparecerá el desglose de IVA y a la derecha lo que vemos es el desglose del total donde podremos modificar el porcentaje de IRPF.
Podemos indicar si se trata de una factura rectificativa y los motivos correspondientes. - Al final tenemos un espacio para incluir cualquier nota correspondiente a la factura y los términos y condiciones generales a los que podremos realizar cualquier modificación.
- Ya con la factura completada podemos imprimirla o enviarla por mail.
- Por último, sólo queda guardar la factura.
- Una vez creadas, aquí podemos acceder a las facturas simplemente pinchando sobre ellas para realizar cualquier cambio en los datos, crear cobro o, en «Opciones de factura», enviar por correo electrónico o imprimir.
Indicar el cobro de una factura
- Pinchamos el botón «Crear un cobro» dentro de la factura correspondiente.
- Rellenamos los datos que aparecen en la ficha:
Podemos enviar por e-mail o generar PDF, al igual que en el presupuesto, desde esta misma pantalla.
Guardamos los datos para que se actualice el estado de la factura en el listado ya pagada o parcialmente pagada.
¿Cómo hacer una factura rectificativa?
Si necesitas hacer una factura rectificativa, crea una factura normal de una sola línea y pincha en la opción de hacer factura rectificativa y selecciona la causa de rectificación. Pincha aquí para saber más sobre facturas rectificativas.
Eliminar una factura
Si en algún momento necesitamos anular o eliminar alguna factura basta con que pulsemos el «aspa» que se encuentra a la izquierda del listado en la factura correspondiente. La primera vez queda anulada y las segunda eliminada.
En el caso de las facturas de compras cualquiera de los procesos es exactamente igual simplemente con una incorporación en la pantalla de creación de factura que es la opción de factura deducible o no.
Infografía. Ciclo de facturación y partes de una factura.
La siguiente infografía te muestra las 8 partes que toda factura debe tener, así como el modelo de factura tipo con todas las recomendaciones para que sea completa.